Ошибки и исправления в первичных документах

К ошибкам в первичных документах можно отнести:
— применение не оформленных приказом директора компании самостоятельно разработанных формуляров первичных документов;
— отсутствия» всех обязательных реквизитов;
— подпись документа сотрудником, не наделенным соответствующим правом подписи (перечень таких сотрудников должен оформляться отдельным приказом руководителя и с ним должны быть под роспись ознакомлены все заинтересованные лица);
— исправления и помарки при несоблюдении правил их исправления;
— записи, сделанные карандашом или цветными (не синими или черными) чернилами;
— «наличие отсутствия» прочерков в незаполненных стрках;
— отсутствие записи (или штампа) «оплачено» и суммы в прилагаемых к кассовым ордерам платежных чеках;
— арифметические ошибки.
При обнаружении одной из таких ошибок в первичном документе необходимо помнить, что любые исправления в кассовых («приходники» с «расходниками») и банковских документах не допускаются.
Что до прочих первичных документов, то в них исправления допускаются только по взаимному согласию участников оформленной первичным документом операции. То есть, любые исправления обязательно необходимо заверить подписями лиц (с указанием даты), подписавших сам первичный документ. Для пущей достоверности и при наличии печати можно заверить и ими, хотя законодательство и не требует заверения печатью в качестве обязательного, тем паче первичные документы зачастую выписываются лицу, находящемуся в командировке. Естественно. что наделять печатью каждого командированного довольно затруднительно.
Технически ошибки исправляются следующим образом: тонкой чертой необходимо зачеркнуть неправильный текст (чтобы его можно было прочесть), затем над зачеркнутым следует написать правильный текст.
Затем рядом (сбоку или где будет свободное место) прописать «Исправлено» и поставить подписи тех лиц, которые подписали этот первичный документ. При отсутствии таких лиц (например когда ошибка выявилась позднее), заверить исправление могут и любые иные уполномоченные лица данных организаций.
Если исправляемый первичный документ составлялся в нескольких экземплярах, то аналогичные исправления следует внести в каждый экземпляр.